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La importancia de digitalizar los documentos de tu empresa


¿Tienes una empresa llena de papeles? ¿Te has preguntado que pasaría si se pierden? Hoy vamos a hablar sobre la importancia de digitalizar los documentos de tu empresa y sobre los riesgos que tu negocio corre en caso de no hacerlo, te diremos que herramientas tecnológicas necesitas para llevar tu negocio al siguiente nivel.

Hace algunos años toda la información de las empresas estaba en papeles.

Montones y montones de papeles eran almacenados en habitaciones para cuando se necesitaran.

Bueno, hablamos de hace algunos años ya cuando no existían herramientas en donde apoyarnos.

Lo sorprendente es que hoy en día existan empresas funcionando así!

Hoy te hablaremos sobre la importancia de digitalizar los documentos de tu empresa revisando los principales problemas por los que estas empresas (tal vez la tuya) se enfrentan.

El papel tiene un ciclo de vida

Como es conocido por todos, el papel no es para siempre.

Con el tiempo llega a deshacerse, humedecerse y prácticamente romperse.

Esto siempre y cuando se de un cuidado adecuado pero vamos, ¿Quien maneja con cuidado un pedazo de papel?

Al digitalizar los documentos de tu  empresa estos no se van a desgastar con el tiempo y tus empleados no tienen que manejarlos con pinzas. ¿Genial no?

Respaldos de la información

Mientras en una empresa que se gestiona con papel estos se mantienen en una habitación o archivo, en empresas que se pasaron a las herramientas digitales estos están en la nube.

Así es! Con ayuda de herramientas tecnológicas tu información esta en la nube, y no solo en una ubicación sino en las ubicaciones y copias que tu desees.

Si hay un problema con tu archivo (incendio, temblor, accidente, etc.) tus documentos se perderán. Si hay un problema con tus documentos digitales entonces tienes otras decenas de copias de tu información en otros servidores.

¿Puedes ver la diferencia entre ambos casos? ¿Cual deseas que sea tu caso?

Acceso a la información

Un punto muy importante para por fin digitalizar tus documentos es sin lugar a dudas el acceso a la información.

Imagina el siguiente escenario:

Alguien te pide un documento muy importante de hace 5 años y como es costumbre lo quiere para ayer. ¿Que hacemos?

Si tenemos todos nuestros documentos en papel entonces debemos de ponernos a buscar en el archivo, seguramente necesitaremos ayuda de varias personas, nos damos cuenta que tal vez no están ordenados de ninguna forma! Esto nos llevará toda la semana! Y cuando por fin lo encontramos nos damos cuenta que esta más borroso que nuestras fotos niños, vaya perdida de tiempo.

Si tenemos todos nuestros documentos en digital simplemente vamos a nuestra plataforma web filtramos por fecha y nombre de documento y en menos de 5 minutos el documento incluso se ha enviado por correo electrónico.

De nuevo te pregunto, ¿En cual escenario deseas estar tú? ¿Que tan eficiente quieres que sea tu empresa?

Manejo de la información

Si! De nuevo a lo mismo! Pero vamos que hay que dejarlo claro.

Si tu empresa digitaliza los documentos y procesos tiene toda la información de tu empresa en un par de clics.

Recuerda que la información es poder y el correcto manejo de la información es clave para cualquier negocio.

Encontrar la factura de un cliente de hace algunos meses, revisar cuales han sido tus clientes más rentables, los productos más vendidos e infinidad de datos estadísticos e históricos de tu empresa no tiene precio.

Además de poder hacer todo esto un punto clave y a resaltar es la facilidad y rapidez en que podemos hacerlo, sin lugar  a dudas fascinante.

¿Qué servicio necesita mi negocio?

En términos generales existen dos tipos de servicio que pueden ayudar a tu empresa:

Ambos consisten en comenzar a digitalizar los procesos y la información de tu negocio.

En EasyCodigo nos encargamos de desarrollar soluciones en tecnología completamente a la medida de tu empresa, simplemente ponte en contacto con nosotros y te asesoramos en encontrar el tipo de solución para tus necesidades.

Si esta información sobre la importancia de digitalizar los documentos de tu negocio te fue de utilidad no olvides compartirla en tus redes sociales o dejarnos un comentario abajo con cualquier duda relacionada a este tema.

Hasta luego!


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Trabajo en EasyCodigo, empresa dedicada al desarrollo de soluciones en software, web móviles, diseño de marca, posicionamiento en buscadores, publicidad por Internet y más. Me apasiona el desarrollo de software, creación de apps moviles, el posicionamiento en buscadores y el marketing por internet.

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